top of page

Personvernerklæring

PERSONVERNERKLÆRING - JURIDISK BISTAND

SKATTEBETALERFORENINGEN / SBF SKATTEADVOKATER AS

 

Denne personvernerklæringen gjelder for advokater og ansatte i Skattebetalerforeningen og SBF Skatteadvokater AS avdeling for skattefaglig medlemsrådgivning samt øvrig juridisk bistand.

Vi er behandlingsansvarlige for personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Behandlingsansvarlig

Adm. direktør Karine Ugland Virik, Skattebetalerforeningen og SBF Skatteadvokater AS

Kongensgate 14, 0153 Oslo | post@skatt.no | Tel. 22 97 97 00

 

Personvernombud/rådgiver

Siv Simonsen, CRM- og IKT driftsansvarlig, Skattebetalerforeningen og SBF Skatteadvokater AS

Tel. 22 97 97 00 | ssi@skatt.no

1        Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

• Private medlemmer

• Kontaktpersoner hos foretak som er medlem

• Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere

• Personer som er involvert i saker vi bistår i

• Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til

 

2        Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

 

Etablering av klientforhold:

Når vi kontaktes av et medlem som ønsker bistand, foretar vi en sjekk av part og motpart før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Denne sjekken skal avklare om vi har medlemmer på begge sider i en tvist, og da må sende partene videre til samarbeidsadvokater. Et legitimt formål som har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveiing). Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av foretak eller boligselskaper innebære behandling av personopplysninger.

 

Når medlem/klient ber om bistand, vil vi kunne foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, bruker vi kontaktinformasjon fra vårt medlemsregister. Registreringen av kontaktopplysninger er for private medlemmer nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveiing, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sakshåndtering:

Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter medlemmet / klient oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder, er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

 

Kunnskapsforvaltning:

For å kunne hjelpe våre medlemmer bedre og billigere, bruker vi vårt saksarkiv som erfaringsbase. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Klientadministrasjon:

Det opprettes egne elektronisk saksmappe for oppdrag som utføres på vegne av medlemmer/klienter. Tid og kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt saksbehandligs- og regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveiing), mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter:

Vi oppbevarer opplysninger om telefonsamtaler gitt av vår telefonsvartjeneste, og saksdokumenter i fem år etter at oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. den legitime interessen angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

 

Fakturering:

Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For private medlemmer, benyttes personens private postadresse for utsendelse av faktura. Faktura er merket med saksID/nr. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveiing) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendig for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

 

IT-drift og sikkerhet:

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveiing, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

 

3        Hvem vi deler personopplysninger med

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

 

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt. Øvrige medarbeidere med nødvendig tilgangsrettighet er underlagt utvidet taushetsplikt.

 

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen, med mindre medlemmet/klient uttrykkelig oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

 

4        Lagring av personopplysninger

Vi lagrer personopplysninger i fem år etter at en sak er avsluttet. Vi lagrer saksdokumenter i fem år, før de slettes eller makuleres. Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

 

5        Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

 

Be om innsyn:

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

 

Be om retting eller sletting:

Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

 

Dataportabilitet:

I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig, vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

 

Klage til tilsynsmyndigheten:

Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet. For å kunne benytte deg av denne rettigheten må du først ta kontakt med Skattebetalerforeningen/SBF Skatteadvokater AS, og henvendelsen skal sendes skriftlig til, post@skatt.no. Vi vil besvare henvendelser så raskt som mulig- og senest innen 1 måned etter at henvendelsen er registrert mottatt. Det stiller krav til at identitet verifiseres/legitimeres.

 

6        Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

 

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

 

Vi har vedtatt interne IKT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

 

7        Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

 

8        Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss. Kontaktinformasjon finner du på første side i dette dokumentet.

 

 

 

Sist endret: 04.08.2022

bottom of page